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WPS巧妙地利用数据有效性制作下拉菜单 实现快速准确的数据输入

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在使用WPS表单的过程中,经常需要输入大量的数据。如果每一个数据都是通过键盘输入的,不仅会浪费时间,还会浪费精力。利用WPS表单的数据有效性功能,可以快速准确地输入数据。例如,教师希望将学生的考试成绩分为四个等级:优秀、良好、合格和不合格,这些等级将在输入过程中反复输入。如果将几个等级名称汇集到一个下拉菜单中进行选择,将大大简化操作,节省时间。这是生产过程中遇到的一个问题,你可以参考一下。

问:例如,在制作WPS表单有效性下拉菜单时,我写了优秀、优秀和差;但是当我选择的时候,这三个选项被联系在一起,合并成一个选项。发生了什么事?

答:步骤是正确的。只需用英文逗号替换源中选项之间的逗号。比如优秀、优秀和差。

WPS表中新增了“数据有效性”功能,这一要求可以通过以下两种方式实现:

方法一:手工输入数据源,制作下拉菜单;

方法2:通过引用数据区创建一个下拉菜单。

直接输入法

第一步:选择“等级”列中的所有单元格,选择“数据|有效性”菜单项,打开“数据有效性”对话框,按下“设置”选项卡下“允许”右侧的下拉按钮,在列表中选择“序列”选项,如图1所示:

图1 wps生产下拉菜单-数据有效性区域的选择

第二步:输入序列中所有级别的名称(如优秀、良好、合格、不合格等)。)在“源”框中,用逗号分隔每个级别,并选择复选框“忽略空值”和“提供下拉菜单”,如图2所示。

图2 wps生产下拉菜单-有效性数据输入

步骤3:最后,单击确定返回工作表。单击“等级”列中的任何单元格,右侧将显示一个下拉箭头。单击它,将出现一个下拉列菜单,如图3所示。

图3 wps生产下拉菜单-下拉菜单选择

选择其中一个选项,相应的年级名称就会输入到单元格中,非常方便,而且输入准确,不易出错。当鼠标点击其他单元格时,该单元格的下拉箭头消失,不影响操作界面。

区域引用法

步骤1:首先,在$ d $1: $ d $4字段中输入优秀、良好、合格和不合格,如图4所示:

图4 wps生产下拉菜单-下拉菜单输入

步骤2:选择等级列中的所有单元格,选择菜单项数据|有效性,选择对话框设置选项卡下允许列表中的序列选项,单击源编辑栏,用鼠标选择序列区域D1: D4,返回数据有效性对话框。如图5所示。

图5 wps生产下拉菜单-下拉菜单数据源选择

步骤3:单击确定保存设置。最终的下拉菜单效果如图6所示。

图6 wps生产下拉菜单-下拉菜单数据选择

摘要:

1.WPS表单中新增的“数据|有效性”为用户提供了制作“下拉菜单”的功能,可以通过“直接输入法”和“区域参照法”来制作。

2.当“选择”很少时,“直接输入法”通常用于创建下拉菜单。当单元格被复制到其他工作表时,此方法生成的下拉菜单仍然有效。

3.当“备选”内容较多或内容变化频繁时,通常使用“区域参照法”创建下拉菜单。当单元格被复制到其他工作表中时,必须通过“定义名称”的方法重置此方法创建的下拉菜单。

另外,如果用户使用函数公式定义的名称来制作下拉菜单,公式结果必须是单元格引用,否则不能正常使用。

适用范围:

适用于WPS办公室2005(751)或以上。


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